Announcement: Given all that we now know about current trends with COVID-19 and vaccination schedules in Japan, JALT has decided to move the JALT2021 International Conference online. The dates are November 12-15. Here is our bilingual announcement from JALT Director of Program Wayne Malcolm:

English (Japanese below：日本語のお知らせが後に続きます):

Dear JALT Community,

I hope you all are doing well.

Last week, I proposed to the JALT Board of Directors and the JALT2021 Conference Planning Committee that the JALT2021 face to face conference be canceled and the entire program be shifted to an online platform. I put forth this proposal based on the prevailing infection rate in Japan, the current inconsistent rollout of the vaccine around the country, and the overall burden of planning the current situation places on us. In the end the current structure of the face to face conference does not warrant the risk, in my assessment, of moving forward with a face to face conference for 2021. The conference has been so scaled back with key elements canceled that the conference would not provide the same experience it has in previous years - no educational materials exhibition, no social events, limited onsite food choices, etc. Finally, making this decision now allows us to maintain zero financial risk in terms of venue cost and all the planning a face to face conference entails - travel, lodging, insurance, meals, etc. We can cancel our venue reservation up to August 12 and pay nothing, but canceling after August 12th, JALT would be responsible for 2 to 6 million yen in cancellation fees, as well as other fees to construction contractors, canceled hotel rooms, etc. Making this decision now prevents the risk of losing that money. 

In June, I was much more optimistic as the vaccine rollout got started that by this time infection numbers would subside because vaccinations would have surged. While vaccinations are being administered fairly well in certain parts of the nation, we are still seeing states of emergency in other parts, and in some parts vaccinations have been halted depending on the age category you are in. Based on this information, planning for a face-to-face conference seems unwise, and a risk we do not have to take.

This decision is one I do not take lightly in proposing. I have spoken with members of the conference planning team, taken a poll of all planning team members, spoken with JALT Central Office staff, the Board of Directors, even personal friends outside of JALT who are language teachers. I feel this is the best way to manage the financial and organizational risk to JALT moving forward. 

Further, I see the best dates for the online conference as Friday, November 12 to Monday, November 15. This would allow easier re-planning for the majority of presenters who were face to face to keep their current plans. Those who chose online would be asked to move to the weekend of the 12 to 15. Presumably, they may be more flexible having chosen online in the first place. At least that is my hope. This conference will be one weekend, not spread over two weekends.

Thankfully, JALT has an online platform option that many of us know and have used over the past year. This year we have a much more knowledgeable team to work with Gary Ross and Stephen Henneberry of Edzil.la in order to bring upgrades and improvements to his conference platform so that we can have an even better conference experience than last year. 

For over 45 years JALT has built a certain identity of a community of practice that is focused on building professional networks and social ones. Last year we had to shift to an online experience in order to maintain these networks. That did not diminish the potency of JALT. We just had to look at everything through a new lens and maximize the good that came from that. This year we have the opportunity to build on the good that came out of last year. In 2022 when we are really in the clear for a face to face conference we will have a real opportunity to integrate a robust and tested online platform into what we do best, plan and execute a face to face conference. So, I see these past conference experiences as transitions into what JALT can really be, leveraging the technology of an online platform to enhance the face to face experience because let there be no doubt, the JALT conference will be one defined by the face to face experience. Anything else cannot present the best of JALT.

Thank you for your patience, support, and understanding as we continue planning for JALT2021 as an online conference taking place from November 12 to 15.

Be well and stay safe.

Sincerely,
Wayne Malcolm
Director of Program
NPO JALT 

JALTコミュニティの皆様

暑さ厳しき折、皆様にはお元気でお過ごしのことと存じます
先週、私はJALT理事会とJALT2021大会企画委員会に、JALT2021年次国際大会の対面式の大会を中止し、プログラム全体をオンラインに移行することを提案いたしました。この提案は、日本での感染率の高さや、国内でのワクチンの供給が普及していないこと、また現状では企画運営への負担が大きいことなどを考慮して行ったものです。結局のところ、現在の大会の運営構造は、2021年に対面式で大会を挙行するリスクに見合うものではないと私は判断いたしました。教材の展示がない、交流イベントがない、会場での食事の選択肢が限られているなど、主要な要素がキャンセルされたため、例年のような体験を提供することができません。さらに今回の決定により、会場費や、対面式大会の企画に必要な旅費、宿泊費、保険料、食費などの経済的リスクをゼロにすることができます。会場をキャンセルするにあたり、8月12日までは無料ですが、それ以降は、200万円から600万円のキャンセル料金、工事業者への手数料、ホテルのキャンセル料などをJALTが負担することになります。今決断することで、発生するキャンセル料を失うリスクを回避することができます。 

6月の時点では、ワクチンの接種数が当初急増していたため、大会開催時期までには感染者数が落ち着くだろう、ワクチンの供給が始まるだろう、と楽観的に考えていました。しかし、一部の地域では接種が順調に行われているものの、他の地域ではまだ緊急事態が続いており、年齢によっては接種及び接種予約が中止されているところもあります。これらの情報に基づいて、対面での大会を計画することは賢明ではなく、取る必要のないリスクであると思われます。

この決断は、私が軽々しく提案したものではありません。大会企画チームのメンバーと話し合いを重ね、企画チームのメンバー全員にアンケートを取り、JALT事務局のスタッフや理事会、さらにはJALT以外の個人的な友人である語学教師たちにも相談しました。今後のJALTの財政的・組織的リスクを管理するためには、この方法が最善であると私は考えております。 

さらに、オンライン大会の日程としましては、11月12日（金）から15日（月）が最適だと考えています。これにより、対面式の発表者の大半は現在の予定を維持したまま、簡単に計画を立て直すことができると考えます。オンラインでの発表を選択した方は、恐縮ではありますが、12日から15日の週末に移動していただきます。おそらくすでにオンラインでの発表をご選択なさっている方々ですので、より柔軟に対応していただけるのではないかと願っております。今回の大会は、ふたつの週末にまたがるのではなく、ひとつの週末に統合して開催されることになります。

ありがたいことに、JALTにはオンライン・プラットフォームという選択肢があり、過去1年間に私たちはそれを利用して参りました。今年は、Edzil.laのGary Ross氏とStephen Henneberry氏とともに、多くの知識を持ったチームが、オンライン大会のプラットフォームに改善と改良を加え、昨年よりもさらに良い大会を体験していただけるようになりました。 

JALTは45年以上にわたり、プロフェッショナルでかつソーシャルなネットワークを構築することに重点を置いた実践コミュニティとしてのアイデンティティを築いて参りました。昨年はこのようなネットワークを維持するために、オンラインでの大会開催に移行せざるを得ませんでした。それでもJALTの可能性が失われることはありませんでしたが、すべてを新しいレンズで見、そこから得られる良い点を最大限に生かす必要がありました。今年は昨年の成果をさらに発展させるチャンスがあります。2022年には、対面式の大会を開催いたしますが、そのときは、堅牢でテスト済みのオンライン・プラットフォームを、私たちが最も得意とする対面式大会の企画と実施に統合する絶好の機会となるでしょう。オンライン・プラットフォームの技術を活用して対面式の大会を充実させることで、JALTは真の意味でのJALTになれると考えています。それ以外のものでは、JALTの魅力を十全に伝えることはできません。

11月12日から15日まで開催されるJALT2021のオンライン大会に向けて、皆様のご理解とご協力を是非ともお願い申し上げますどうぞ皆さまお元気で、安全にお過ごしください。

ウェイン・マルコム
JALT大会企画担当理事

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